Doet u zaken met de overheid? Dan doet de Woo ook zaken met u

Openbaar, tenzij
De Woo gaat uit van het beginsel dat overheidsinformatie in principe openbaar is, tenzij een van de weigeringsgronden uit de wet zich daartegen verzet. Dat is een groot goed: transparantie van de overheid hoort erbij. Maar voor ondernemers die met de overheid zaken doen, schuurt dat principe soms met de praktijk. Documenten die bij een overheidsorgaan berusten, zoals contracten, offertes, prijsopgaven en verslagen van overleggen, bevatten regelmatig concurrentiegevoelige bedrijfsgegevens. Denk aan kostprijzen, marges, technische specificaties of unieke werkwijzen. Komt die informatie in handen van een concurrent, dan kan dat direct schade opleveren.

Het risico dat dergelijke gegevens via een Woo-verzoek op straat komen te liggen, is reëel. Concurrenten, journalisten of belangenorganisaties zetten de Woo bewust in om inzicht te krijgen in aanbestedingen, prijsafspraken en de manier waarop een overheidsorgaan met leveranciers samenwerkt.

Weigeringsgronden bieden bescherming, maar niet automatisch
De Woo kent weigeringsgronden die openbaarmaking kunnen tegenhouden. Zo geldt een absolute weigeringsgrond voor bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn verstrekt, denk aan technische tekeningen of vertrouwelijke bedrijfsvoeringsinformatie. Daarnaast bestaan relatieve weigeringsgronden, waarbij het belang van openbaarmaking wordt afgewogen tegen bijvoorbeeld de bescherming van de concurrentiepositie. Die bescherming komt echter niet vanzelf. Wie zich erop wil beroepen, moet actief en snel handelen.

Twee weken, en dan is het te laat
Gaat een Woo-verzoek over informatie van een derde partij, bijvoorbeeld uw bedrijf als leverancier, dan wordt u doorgaans in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen. De termijn daarvoor is kort: meestal een of twee weken. In die zienswijze moet per document of passage concreet worden onderbouwd waarom openbaarmaking achterwege moet blijven en hoe die openbaarmaking uw concurrentiepositie schaadt.

Besluit het bestuursorgaan toch tot openbaarmaking, en wilt u dat tegenhouden, dan zijn twee vervolgstappen nodig. Eerst moet bezwaar worden gemaakt tegen het Woo-besluit. Dat bezwaar schort de openbaarmaking echter niet op. Om openbaarmaking daadwerkelijk te voorkomen, moet bij de voorzieningenrechter een voorlopige voorziening worden gevraagd. Ook hiervoor geldt een korte termijn van doorgaans twee weken. Wie deze termijn mist, staat met lege handen: de overheidsinstantie kan dan overgaan tot openbaarmaking, en wat eenmaal openbaar is gemaakt, laat zich niet meer terugdraaien.

Liever vooraf dan achteraf
De stappen om openbaarmaking tegen te houden nadat een Woo-verzoek al is ingediend, zijn intensief en tijdrovend. Zienswijzen, bezwaarprocedures en voorlopige voorzieningen vragen veel van een organisatie die het al druk genoeg heeft met de dagelijkse bedrijfsvoering. Daarom is het raadzaam om, los van de branche waarin u actief bent, vooraf goed stil te staan bij de Woo zodra u informatie met een overheidsorgaan deelt. Dat is niet waar de aandacht doorgaans naar uitgaat bij het sluiten van een deal, maar gezien het risico dat concurrentiegevoelige informatie via een Woo-verzoek naar buiten komt, is het de moeite waard. Wie vooraf de informatievoorziening richting de overheid Woo-proof inricht, hoeft achteraf niet of minder reactief op te treden tegen openbaarmaking. Dat kan bijvoorbeeld door in offertes, contracten en bijlagen expliciet aan te geven dat de daarin opgenomen informatie vertrouwelijke en concurrentiegevoelige bedrijfsinformatie betreft.

Drie vragen om uzelf te stellen
Wilt u toetsen of uw organisatie voldoende beschermd is? Stel uzelf dan deze drie vragen: weet u precies welke informatie u met een overheidsinstantie heeft gedeeld, en heeft u destijds stilgestaan bij de vertrouwelijkheid daarvan? Is het delen van vertrouwelijke bedrijfs- en concurrentiegevoelige informatie met die overheidsinstantie eigenlijk wel nodig? En zo ja, blijkt uit die informatie duidelijk en expliciet dat zij vertrouwelijk is verstrekt en niet zomaar openbaar mag worden gemaakt?

Blijft één van die vragen onbeantwoord, dan is dat een signaal om daar nu over na te denken, en niet pas op het moment dat het eerste Woo-verzoek op de mat ligt. Wie zijn bedrijfsinformatie wil beschermen, wacht niet tot het te laat is.